Workstations
Workstations zijn de virtuele medewerkers binnen de Spider. Aan deze workstations worden processen en/of ProcessStappen toegekend welke ze mogen draaien. Een RPA robot koppel je vervolgens via een API key aan dit workstation.
Dashboard
In het Spider dashboard zijn de workstations altijd in beeld. Deze tonen de status binnen de Spider. Het workstation overzicht geeft aan welke requests en processtappen er uitgevoerd worden.
Voorwaarden
Om een workstation te gebruiken binnen de Spider dient onderstaande minimaal aanwezig te zijn:
- Een Proces
- Het Proces moet een Actieve status hebben
- Een Proces dient minimaal één ProcesStap te hebben
- Het Proces moet gekoppeld zijn aan een Tool die ook aan het Werkstation gekoppeld is
- Het Workstation moet gekoppeld zijn aan dezelfde Tool
- Het Proces of een ProcesStap dient gekoppeld te zijn aan het workstation
- Het werkstation moet actief zijn
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| WorkstationId | Het unieke nummer van het workstation |
| Name | De naam van het workstation |
| Status | De status van ht workstation (Actief/Inactief) |
| Last seen | Groen: Het workstation is actief. De RPA Robot heeft zich de laatste 5 minuten nog gemeld bij de Spider\ \ |
| Rood: Het workstation heeft zich langer dan 5 minuten geleden bij de Spider gemeld. Het kan ook zijn dat een procesverwerking langer dan 5 minuten duurt. Rood is dus niet altijd een indicatie van fout. Dat hangt van het proces af | |
| Current processStep | Met welke processstap is het workstation bezig |
| Current Request | Welk request wordt afgehandeld. |
Statussen
Een workstation kan meerdere statussen bevatten:
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Idle | Het workstation staat klaar om werk op te pakken |
| Running | Het workstation is bezig met een request af te handelen |
| In Maintenance | Het workstation staat in onderhoud (handmatige actie door Operator) |
| In Update | Er is een preventieve onderhoudsplanning actief voor dit workstation |
Info
Vanaf versie 1.8.0 is het mogelijk om een workstation op de status InMaintenance te zetten. Op deze manier kan een Operator snel schakelen bij problemen of verstoringen. In voorgaande versies was dit alleen mogelijk via de API.
| # | Name | Active | Status | Last seen | Last Request |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Agent_1 | -- | |||
| 2 | Agent_1 | -- | |||
| 3 | Agent_1 | -- | |||
| 4 | Agent_1 | -- | |||
| 5 | Agent_1 | -- | |||
| 6 | Agent_1 | -- | |||
| 7 | Agent_1 | any | any | -- | |
| 8 | Agent_1 | any | -- |
Status 1
- Het workstation is actief
- Het proces is online en er wordt een request verwerkt.
- Het workstation heeft zich voor het laatst binnen de 5 minuten (minimale tijd) gemeld bij de Spider.
Status 2
- Het workstation is actief
- Het proces is online en er wordt een request verwerkt
- Deze blijft echter in "running" staan, omdat de Robot zich niet binnen de gestelde tijd heeft gemeld bij de Spider
- De robot is uitgelogd en moet herstart worden
- Of het proces duurt langer dan 5 minuten om te verwerken. De robot heeft zich nog niet kunnen melden bij de Spider. Inzage in het proces en verwerkingstijd is hier van belang
- Het workstation heeft zich langer dan 5 minuten geleden bij de Spider gemeld
- Mogelijk is de robot uitgelogd en dient deze te worden herstart
- Een proces is langer dan 5 minuten bezig, waardoor de robot zich (nog) niet opnieuw heeft kunnen melden
Status 3
- Het workstation is actief
- Het proces is online
- De robot is online en heeft niets te doen
Status 4
- Het workstation is actief
- Het proces staat in maintenance
- Mogelijk is er een fout in het verzoek opgetreden
- Hierdoor is het proces in maintenance gegaan
- De robot heeft zich langer dan 5 minuten geleden voor het laatst gemeld bij de Spider
- De robot is mogelijk ook uitgelogd door deze fout
Status 5
- Het workstation is actief
- Het proces staat in maintenance
- Dit kan door een operator in maintenance gezet zijn. Indien het proces ook op een ander workstation mag draaien is het zinvol die te checken voor de actuele status.
- Het proces mag helemaal niet draaien en is door een operator in maintenance gezet
- De robot heeft zich langer dan 5 minuten geleden voor het laast gemeld bij de Spider
- De robot is uitgelogd of heeft zich om een andere reden niet gemeld bij Spider
Status 6
- Het workstation is actief
- Het proces staat in maintenance
- De robot heeft zich langer dan 5 minuten geleden voor het laast gemeld bij de Spider
- De robot is uitgelogd of heeft zich om een andere reden niet gemeld bij Spider
Status 7
- Het workstation is inactief en kan niet gebruikt worden
Status 8
- Het workstation is actief
- Het workstation staat "In Update"
- Er is een onderhoudsplanning actief voor dit workstation
- Zodra de planning voorbij is, wordt het workstation automatisch opnieuw ingepland en teruggezet naar de vorige status
Aanmaken workstation
Navigeer naar Workstations > Maintain En klik op "Add New"
- Selecteer de tab
Workstation. - Geef een duidelijke korte naam voor het workstation.
- De API key wordt automatisch gegenereerd als je de gegevens bewaart
- Selecteer de gewenste tool voor dit workstation.
- Zet het workstation op Active
- Klik op Save om de instellingen op te slaan.
De 2e tab SAIO Configuration behandelen we later.
In het overzicht zien we onze Agent_3 terug. De 'last seen' status is nog rood, omdat de robot zich nog niet via de API gemeld heeft bij de Spider.
Koppelen proces
Voordat een workstation ingezet kan worden dient eerst nog de selectie gemaakt te worden welke processen er op dit workstation mogen draaien. Pas het workstation aan wat we net aangemaakt hebben.
Selecteer welke processen dit workstation op mag pakken. Klik op "Add" om er één of meerdere toe te voegen.
- Selecteer de tab Processes
- Selecteer een gewenst proces.
- Klik op Add om dit proces te koppelen.
- Check of het proces er tussen staat.
- Mocht je het proces weer willen ontkoppelen, klik dan op het kruisje.
- Klik op Save om de instellingen op te slaan.
Workstations dienen dezelfde instellingen te hebben indien deze dezelfde processen moeten kunnen verwerken. Denk hierbij aan gebruikersaccounts voor applicaties die nodig zijn binnen een proces.
SAIO Configuratie
Dit onderdeel is beschikbaar van versie 1.6.8 en biedt de mogelijkheid om workstations preventief in te plannen voor onderhoudswerkzaamheden. Voor elk workstation kunnen dezelfde of verschillende agenda's ingevuld worden. Deze configuratie is afhankelijk van een aantal voorwaarden welke hier worden besproken.
Info
De eerste voorwaarde om SAIO Schedules te kunnen gebruiken is dat er een API Koppeling met SAIO is opgezet. Zie SAIO Settings voor meer informatie.
De tweede voorwaarde is dat de Unattended Robot aan de Virtule machine is gekoppeld. Indien er meerdere virtuele machines zijn, dan dienen de geselecteerde Unattended robots hier ook aan gekoppeld te zijn.
Voor deze uitleg gaan we ervan uit dat aan bovenstaande voorwaarden is voldaan.
Koppeling SAIO
Navigeer naar Menu > Workstations > Maintain en bewerk het Workstation. Selecteer de tab SAIO Configuration.
- Selecteer de gewenste Unattended robot
- Selecteer de VirtualMachine voor de Unattended robot
- Selecteer de bot die op de Unattended robot draait.
Klik op Save om de configuratie op te slaan.
Voorbeeld SAIO opzet
In SAIO hebben we de volgende opzet:
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Omgeving | PROD |
| Container | PRD |
| Bot | Container: PRD / SVC_Nidaros01 |
| Virtual Machine | RoboRDS |
| Unattended Robot | svc Nidaros (is gekoppeld aan RoboRDS) |
Info
Een bot is een serie van scripts die op een (Unattended) Robot draaien.
Info
Voor SAIO gebruiken wij hiervoor onze zelf ontwikkelde Nidaros Heartbeatservice om de Robot zichzelf of een andere RPA Robot in laten plannen en een botrunner script te starten, waarna deze automatisch weer werk op gaat halen uit de Spider.
Wil je meer informatie hierover of dit mogelijk is voor jouw RPA tool?. Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden.
Onderhoudsschema
De RPA Robot haalt werk op uit de Spider door de API key van het Spider workstation te gebruiken in de scripts.
Om te voorkomen dat een RPA robot via een workstation toch werk ophaalt terwijl er onderhoud plaats vindt door de IT afdeling of dat het Workstation om wat voor reden dan ook niets mag doen, zijn er onderhoudsschema's ontwikkeld.
De Spider zet automatisch het workstation in een InUpdate status, zodat het workstation geen werk op kan halen.
Dit betekent dat er geen enkel proces op dat workstation verwerkt zal worden.
Zodra de eindtijd van het schema is verlopen geeft de Spider het workstation weer vrij en haalt de RPA robot automatisch het werk weer op.
Afhankelijkheden
Onderhoudstypes
Er zijn een aantal opties beschikbaar:
- Dagelijks
- Wekelijs
- Maandelijks
Dagelijks
Elke x dag
Deze kan ingezet worden als het workstation elke dag of elke x dag niets mag doen.
Enkele voorbeelden:
- Elke dag tussen 09:00 en 10:00 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke tweede dag tussen 09:00 en 10:00 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke vijfe dag tussen 09:00 en 10:00 mag het workstation geen werk ophalen.
- etc..
Elke werkdag
Een andere optie is om een workstation alleen op werkdagen op een bepaalde tijd in onderhoud te zetten. De werkdagen zijn maandag t/m vrijdag en niet configurabel.
Elke werkdag (ma t/m vr) mag het workstation tussen 11:00 en 12:00 geen werk ophalen.
Wekelijks
Hier willen we dat het workstation elke x weken op alle dagen tussen 12:30 en 12:45 op InUpdate gezet wordt, zodat er geen werk opgehaald kan/mag worden.
Enkele voorbeelden:
- Elke week op dinsdag tussen 12:30 en 12:45 wordt workstation op InUpdate gezet, zodat er geen werk opgehaald kan/mag worden.
- Elke week op maandag, woensdag tussen 12:30 en 12:45 wordt workstation op InUpdate gezet, zodat er geen werk opgehaald kan/mag worden.
- Elke 2e week op dinsdag tussen 12:30 en 12:45 wordt workstation op InUpdate gezet, zodat er geen werk opgehaald kan/mag worden.
De laatste betekent dat het workstation vanaf nu om de week op *InUpdate gezet wordt.
Maandelijks
Hier zijn in totaal 3 opties mogelijk met elk hun specifieke opzet:
- [1] x Day of Each x months
- [2] Nth Day of Each x Months
- [3] Nth Workday of Each x Months
Optie 1
Enkele voorbeelden:
- Elke eerste dag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke 8e dag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke 25e dag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
Tip
Hou er wel rekening mee dat de dag voor elke maand ook moet bestaan. Februari heeft geen 31e dag.
Optie 2
Enkele voorbeelden:
- Elke eerste maandag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke tweede vrijdag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke laatste vrijdag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke laatste woensdag en vrijdag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
Optie 3
Enkele voorbeelden:
- Elke derde werkdag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
- Elke laatste werkdag van elke maand tussen 13:00 en 13:15 mag het workstation geen werk ophalen.
Aanmaken onderhoudsschema
Navigeer naar Menu > Workstations > Maintain en bewerk het Workstation.
-
Selecteer de tab Update Scheduler.
-
Klik op het icoontje om een nieuwe onderhoudsschema te maken.
Bewerken onderhoudsschema
Uiteraard kan het schema bewerkt worden. Klik op het potloodje om de instellingen aan te passen.
Deactiveren onderhoudsschema
Als het onderhoud niet meer plaats vindt, kan je uiteraard onderhoudsschema verwijderen of deactiveren. Deactiveren kan door op het icoontje te klikken. Verwijderen kan door op het kruisje te klikken.
Warning
Als een workstation/robot in actief onderhoud staat dan mag de actieve planning niet verwijdert worden! De robot zal anders niet meer terugkeren naar de vorige status, zodra het onderhoudsschema verlopen is.
Tip
Verwijder je onverhoopt toch de actieve planning terwijl een robot op In Update staat, dan kun je de robot op 2 manieren weer terug krijgen:
-
Het workstation handmatig in de status In Maintenance te zetten en deze status hierna gelijk weer uit te vinken. Dan is de robot weer actief en wordt deze weer automatisch opgepakt.
-
Of een nieuwe planning aan te maken met dezelfde tijdstippen of een tijdstip wat al afgelopen is. Ook dan wordt de robot weer automatisch opgepakt.
Update scenarios
Er zijn diverse mogelijkheden wanneer een workstation wel of geen werk op mag pakken of wanneer de robot wel of niet opnieuw ingepland mag worden.
Een aantal onderdelen zijn hier van belang:
- De sessie status van een robot account op een windows server (waar de robot draait)
- Een robot is eerder ingepland geweest. Deze tijd moet minimaal 5 minuten ouder zijn dan de laatste planning.
- Een robot mag niet eerder dan 5 minuten van de voorgaande planning opnieuw ingepland worden.
- Een robot die is ingelogd mag niet opnieuw ingepland worden.
- Als een robot op inactive of in maintenance staat mag deze wel op in Update gezet worden, maar deze mag nadat de planning verlopen is, niet opnieuw ingepland worden. De status moet teruggezet worden naar de voorgaande status.
De andere scenario's staan in onderstaand overzicht.
Koppelen ProcessStep
Vanaf versie 1.6.9 is het mogelijk om een ProcessStap aan een workstation te koppelen. Het kan zijn dat sommige processStaps alleen door een bepaalde robot uitgevoerd mogen worden, maar ook door meerdere, wat de procesverwerking versnelt. Robots worden op deze manier zo optimaal mogelijk ingezet.
Indien op een workstation een proces mag draaien, maar de onderliggende processSteps zijn al aan andere workstations toegekend, dan zal dit workstation geen werk oppakken. De ProcessStep koppeling heeft namelijk voorrang t.o.v een proces.
Toevoegen ProcessStap
Open workstations in de Spider en bewerk er één. Ga naar de tab ProcessSteps.
Selecteer nu een processStap en klik op Add om toe te voegen.
Klik op Save om de wijziging door te voeren.
Verwijderen ProcessStap
Op dezelfde manier kan ook een ProcessStap weer verwijdert worden. Klik op het icoontje om de Stap weer te verwijderen.
Voorbeeld ProcessSteps
Onderstaand een voorbeeld van een Proces met 2 onderliggende processSteps.
Case 1
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | -- | -- | |
| Agent_2 | -- | -- | -- |
Resultaat: Agent_1 verwerkt het proces. | Agent_2 doet niets
Case 2
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | -- | -- | |
| Agent_2 | -- | -- |
Resultaat: Agent_1 en Agent_2 mogen beide het complete proces verwerken
Case 3
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | -- | -- | |
| Agent_2 | -- | -- |
Resultaat: Agent_1 verwerkt alleen ProcessStep 2. Agent_2 verwerkt ProcessStep 1
Case 4
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | -- | -- | |
| Agent_2 | -- |
Resultaat: Agent_1 verwerkt ProcessStep 1. Agent_2 verwerkt ProcessStep 2
Case 5
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | -- | -- | |
| Agent_2 | -- |
Resultaat: Agent_1 verwerkt niet niets. Agent_2 verwerkt ProcessStep 1 en 2
Case 6
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | -- | ||
| Agent_2 | -- |
Resultaat: Zowel Agent_1 als Agent_2 mogen ProcessStep 1 en 2 verwerken.
Case 7
| Workstation | Proces gekoppeld | ProcessStep 1 gekoppeld | ProcessStep 2 gekoppeld |
|---|---|---|---|
| Agent_1 | |||
| Agent_2 |
Resultaat: Zowel Agent_1 als Agent_2 mogen beide ProcessSteps verwerken.
Workstation overzicht
Voor een overzicht van de workstations en welke tools ze gebruiken is dit makkelijk terug te vinden in Menu > Workstations > Overview. Welk workstation is aan welke tool gekoppeld en welk request is als laatste door een workstation opgepakt. Tevens zijn de "last seen"(laatst bekende status) en actieve status hier terug te vinden.
De workstations worden per tool weergegeven.
