Processen

Een RPA proces wordt opgedeeld in meerdere kleine stappen. Dit verbetert de verwerkingsnelheid van het hele proces. Een proces binnen de Spider omvat meerdere functies en voorwaarden.

Voorwaarden

• Een proces heeft minimaal 1 proces stap nodig om een request te kunnen verwerken.
• Een Tool is niet verplicht.

Proces - overzicht

In het proces overzicht Processes > overview zijn de requests te zien die klaar staan per proces en welke nog verwerkt dienen te worden of verwerkt worden.

Proces - status

Ga in het Spider menu naar Menu > Processes > Overview voor een overzicht van de processen en het aantal requests wat voor vandaag gepland staat.

Proces - in Ontwikkeling

Vanaf versie 1.12.0 is het mogelijk om een proces in een 'inDevelopment' status te zetten.is deze processtatus te zien. zie Proces aanmaken hieronder.

Zodra deze status geactiveerd is, is dat terug te zien op de diverse Procespagina's als zijnde een oranje procesnaam.

Voorbeeld 1: Proces status

Voorbeeld 2: Proces maintain

Voorbeeld 3: Proces overview

Voorbeeld 4: Auditlog

In de auditlog is te achterhalen wie het proces op deze status heeft gezet.

Proces - aanmaken

Login op de Spider en ga in het menu naar Menu > Processes > Maintain en klik op Add New.

Vul de velden in.

Subject:

• Geef een duidelijke naam voor het proces.

Description:

• Geef een een korte omschrijving van het proces.

Active:

• Als het proces op Active staat dan mag dit proces door robots opgepakt worden.
• Als het proces op Inactive staat dan mag dit proces niet verwerkt worden.

In Maintenance:

• Een proces kan op Active staan, maar toch in onderhoud zijn. Met name voor tijdelijk onderhoud kan het proces In Maintenance gezet worden. Deze status kan ook door een robot middels de IWM API geactiveerd worden. Indien er iets fout gaat in het proces kan deze In maintenance gezet worden.

In Development:

Vanaf versie 1.12.0 is deze optie toegevoegd. Dit is alleen een visuele status en wordt niet zichtbaar in het Nidaros BSD.

• Voor operators kan het van belang zijn om te zien of een proces in behandeling is bij ontwikkelaars of in geval van een storing of een slowstart. Deze status is een visuele status. De workerApi zal dit proces nog steeds als een active proces zien.
• Het voordeel van deze status is dat ontwikkelaars en beheerders beter met elkaar kunnen samenwerken. Een beheerder weet dat het proces niet in actieve monitoring staat, maar ook niet in onderhoud. De verantwoordelijkheid ligt bij de afdeling die het proces in behandeling heeft.

• Zodra het proces weer vrijgegeven kan worden voor beheer past de ontwikkelaar de status aan naar Active (of een voorgaande status)

• Een proces kan op InDevelopment gezet worden als deze in behandeling is bij ontwikkelaars of dat er een slowstart plaats vindt. Het geeft aan dat dit proces wel actief is, maar niet voor.

Can be Scraped:

• Scraping wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat requests binnen een proces niet vastlopen. Een processtap doet bijvoorbeeld 5 minuten over zijn stukje proces. Als dit langer duurt dan kan het zijn dat het proces stil hangt. Dit is een ongewenste situatie. De scraping functie geeft de mogelijkheid dat het request teruggezet wordt naar de Todo, RFN of Running status (indien een processtap succesvol is afgerond).
• Scraping wordt op het proces aan of uitgezet. In de onderliggende processtappen dient de tijd ingesteld te worden (maximale tijd, voordat het scrapingproces gestart wordt).
• Het scrapingproces draait middels een cronjob elke 30 minuten. Deze instelling kan aangepast worden in de Web.conf op de IIS server en IWM site.
• Scraping wordt uitgezet als niet bekend is hoe lang het proces duurt of hoe lang een onderliggende processtap bezig kan om zijn taak te verwerken. Dan is het juist niet gewenst dat het request gescraped wordt. Er dient dan een handmatige check gedaan te worden.

XSD (Optioneel):

• Indien een proces request validatie nodig heeft, dan kan hier de XSD in geplaatst worden indien de body in een request bestaat uit een XML.

Tool:

• Een proces kan door meerdere workstations verwerkt worden. Een workstation is gekoppeld aan een Tool. Een proces wordt gekoppeld door een Tool. Elk workstation dat aan de Tool gekoppeld zit en het proces mag verwerken, kan de onderliggende requests verwerken.

SLA:

• Voordat het proces opgeslagen kan worden dient er een SLA ingevuld te worden. Klik op de knop SLA om deze in te vullen.

SLA

In de SLA worden de volgende onderdelen vastgelegd:

• Procesinformatie om de ROI te berekenen en garanties vast te leggen binnen een proces.
• Wie krijgt de MtInfo.
• Per gebruiker kan ingesteld worden welke alarmeringen verstuurd worden.

Elk proces dient minimaal één contactpersoon te hebben voor het beheer van een proces. Zodra een persoon toegevoegd is aan de SLA heeft deze inzage in het proces binnen de Spider. (als voorbeeld het mogen bekijken van requests). De andere opties zijn optioneel en afhankelijk van de rol van de persoon of de verwerking van requests binnen het proces.

SLA & Mtinfo

Hier kan je schakelen tussen de SLA en MtInfo instellingen. Tevens staat hier ook de procesnaam (Urenverwerking) volgens onze afbeelding.

Contactpersonen

• Gebruikers mogen het proces zien in de Spider, afhankelijk van hun gebruikersrol.
• Gebruikers worden geïnformeerd indien er problemen ontstaan binnen het proces.

In ons voorbeeld hebben we een Operator toegevoegd.

Basisgegevens:

• Role: De functietitel van de contactpersoon.
• Email Address: Het emailadres van de contactpersoon. Dit veld moet altijd gevuld zijn.
• Phone Number: Het telefoonnummer van de contactpersoon. Dit is geen verplicht veld.

Aanvullende opties:

• Send Fail Mail: Als een request niet goed verwerkt wordt zal deze persoon een mail krijgen en wordt het request ook naar status “RFN” gezet
• Signal: Zodra de robot een signal activeert binnen een proces zal er een email gestuurd worden naar de personen die “Signal” aan hebben staan in de SLA van het proces.
• Alarm: Zodra de robot meerdere keren hetzelfde signal activeert wordt er een alarm aangemaakt en zal er een mail worden gestuurd naar de personen die “Alarm” aan hebben staan in de SLA van het proces.
• Alarm SMS: Dit is hetzelfde als Alarm, alleen zal er dan een SMS worden verstuurd. Een telefoonnummer is dan verplicht.
• Needs Ok: Sommige processen hebben een bevestiging nodig bij een request verwerking. Deze optie zal de personen een mail met link sturen naar de Spider omgeving om requests goed of af te keuren.

Business Rules

Dit bevat informatie welke gebruikt wordt om de ROI te berekenen van een proces welke gebruikt wordt in de MtInfo en om te bepalen welk rquest voorrang heeft met verwerken.

Uitleg: Op basis van onderstaande instellingen wordt de ROI berekend..

• Maximum lead time: Binnen hoeveel tijd dienen requests binnen dit proces verwerkt te worden.
• Hourly Rate: Wat is het uurtarief van de FTE die dit proces normaal gesproken handmatig verwerkt.
• Manual lead time for one single request: Wat is de huidige verwerkingstijd voor een request wanneer een medewerker dit handmatig zou uitvoeren.
• Expected load per day: Het verwachte aantal requests dat per dag binnen komt.
• Success rate: Het percentage verwachte succesvolle requests (die verwerkt worden volgens de business rules).

Mt Info

De Mt Info heeft een aantal basis instellingen die voor elke gebruiker van toepassing zijn, gevolgd door instellingen per gebruiker.

Report Planning

• Daily:
• Dit activeert de dagelijkse verzending van Mt Info naar de contactpersonen die Daily aan hebben staan.
• Weekly:
• Dit activeert de wekelijkse verzending van Mt Info naar de contactpersonen die Weekly aan hebben staan.
• Interval: Elke weekdag wordt de Mt Info verstuurd.
• Monthly:
• Dit activeert de maandelijkse verzending van v naar de contactpersonen die Monhtly aan hebben staan.
• Interval: Elke datum wordt de Mt Info verstuurd.

Mt Info gebruiker

Vervolgens stellen we per contactpersoon in wanneer deze de Mt Info wenst te ontvangen.

Het eerste vakje MtInfo wordt niet gebruikt. Deze is alleen van belang indien er geupgrade wordt van een oudere spider versie < 1.6.5 naar de huidige versie. In ons geval ontvangt de contactpersoon dus dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse Mt Info.

Voor detailinformatie kun je op de Mt Info pagina meer lezen. Om de gegevens op te slaan klik je bij de Tab Management Information of bij de Tab Service Level Agreement op de Save knop om de SLA instellingen op te slaan. Je komt dan weer terug op de Proces pagina.

Tip

Om een request te kunnen verwerken dient een proces minimaal één proces stap te hebben. Als er nog geen process Steps gemaakt zijn klik dan op Save en volg eerst de stappen in Process Steps

Zodra deze is/zijn toegevoegd ga je hieronder verder.

Process Build

Klik op Build om één of meerdere process steps toe te voegen.

Hier zijn alle processtappen te zien die binnen de Spider zijn aangemaakt. Een processtap kan binnen meerdere processen gebruikt worden. Sleep de benodigde processtappen van de rechter tab naar de linker tab. Let hierbij op de volgorde. Het proces zal namelijk de processtappen in volgorde verwerken.

Sleep de benodigde process steps naar de linkerkant.

Tip

Let erop dat de volgorde van de Process Steps juist is. Dit is ook de volgorde waarin het proces verloopt namelijk.

Waitinghours

Deze zijn belangrijk voor het verwerken van een request. Mag een volgende processtap gelijk gestart worden of dient er een wachttijd tussen de stappen te zitten. De Waitinghours worden in uren opgegeven. Indien er geen wachttijd nodig is, dan kan de standaardwaarde 0 gehanteerd worden. Als voorbeeld: Processtap 1 is verwerkt en processtap 2 mag pas na 5 uur gestart worden. Vul dan bij de 2e processtap 5 in.

Klik op Save om de instellingen op te slaan.

Proces Opslaan

Zodra alle gegevens zijn ingevuld klik je op Save.

Mocht het proces na opslaan niet zichtbaar zijn, klik dan op de ververs button.

Process Export

Vanaf versie 1.11.0 hebben we de procesexport geoptimaliseerd. Hierdoor is het ophalen van procesinformatie een stuk sneller geworden. Ook het Excelbestand is voorzien van headers boven de kolommen om beter onderscheid te tonen van de Reports, Signals en variabelen.

Note

Om een export te mogen maken kan dit met een gebruiker die de rol IWM_HISTORY heeft of de extra rechten IWM_PROCESS_EXPORTRESULT_GET toegekend.

Process Export starten

Klik op het export icoontje, selecteer een date range en maak een export.

De export wordt gestart. Zodra deze succesvol is zal je deze melding zien.

Annuleer export opdracht

Het is mogelijk om de export te annuleren. Klik dan op het x in de popup rechtsboven in het scherm.

Ook als je de pagina verlaat wordt automatisch de export opdracht geannuleerd. Ook dit zorgt ervoor dat er geen open opdrachten blijven draaien op de achtergrond.

Mocht je vaker op de Export knop klikken dan wordt de vorige export opdracht geannuleerd en vervangen voor de nieuwe opdracht. Dit zorgt ervoor dat de server niet onbeperkt belast wordt met export opdrachten.

Zodra de export klaar is krijg je de melding in hetzelfde scherm of je de export wil bewaren.

Details export

In de Excel (xlsx) export zijn alle details van requests terug te vinden. Een voorbeeld van kolommen die in de export zitten:

• Proces informatie (Id, naam, omschrijving).
• De body en variabelen van de requests.
• Laatste wijzigingen van een request.
• Welke reports en signals zijn geactiveerd.
• Variabelen welke toegevoegd zijn door de robot.
• Zijn de requests binnen de SLA uitgevoerd.

Een voorbeeld kan er zo uit zien:

Excel filter

In sommige versies van Excel kan het voorkomen dat het Excel filter niet geselecteerd kan worden. Dit is op te lossen door onder de te sorteren kolom te klikken en dan het Filter te activeren.

• [1] Klik in de eerste cell onder de kolomtitel.
• [2] Nu is het filter zichtbaar.

Dan wordt automatisch het filter op de kolom erboven geactiveerd.