Organisatie
Als hoofdgebruiker binnen de AI-Hub krijg je van ons een beheerdersaccount, dat we ook wel een CompanyAdmin noemen.
Met dit beheerdersaccount kun je binnen de AI-Hub de volgende onderdelen beheren:
- Nieuwe medewerkers toevoegen: Je kunt nieuwe medewerkers aan de AI-Hub toevoegen en hun accounts aanmaken.
- Koppelen van modules aan medewerkers: Je kunt bepalen welke modules beschikbaar zijn voor welke medewerkers, zodat ze alleen toegang hebben tot de relevante functies.
- 2FA resetten van een medewerker: Je hebt de mogelijkheid om de Two-Factor Authentication (2FA) te resetten voor een medewerker indien nodig.
- Inzien van de financiële transacties: Je kunt de financiële transacties binnen de AI-Hub bekijken, inclusief de betalingen en ontvangsten.
- CSV exports maken van alle transacties: Je kunt CSV-exportbestanden maken van alle financiële transacties voor administratieve doeleinden.
- Zelf je saldo kunnen opwaarderen middels een betaalverzoek: Als beheerder kun je je eigen saldo opwaarderen door gebruik te maken van de betaalverzoeken functionaliteit.
- Filteren op medewerkers: Je kunt de gegevens filteren en weergeven op basis van medewerkers om hun activiteiten te controleren en te beheren.
Beheerders Interface
Zodra je inlogt in de AI-Hub, kom je direct op de overzichtspagina terecht.
Op de overzichtspagina van de AI-Hub vind je de volgende informatie:
- [1] De status van je organisatie: Hier wordt de huidige status van je organisatie weergegeven.
- [2] Naam van je organisatie: De officiële naam van je organisatie zoals geregistreerd bij de AI-Hub.
- [3] Het IBAN-nummer van je organisatie: Het bankrekeningnummer dat gekoppeld is aan je organisatie binnen de AI-Hub.
- [4] Het saldo wat gebruikt wordt voor het verrekenen van de transacties binnen de modules: Het huidige saldo op je AI-Hub-account, dat wordt gebruikt om betalingen en ontvangsten binnen de modules te verrekenen.
- [5] De link naar het KYC onboardingsformulier
- [6] De status van je KYC onboarding: Hier wordt de huidige status van je Know Your Customer (KYC) onboarding weergegeven,.
- [7] Je kan de gegevens van je organisatie wijzigen: Hiermee kun je als beheerder de gegevens van je organisatie aanpassen en bijwerken indien nodig.
Info
Deze is alleen zichtbaar als de module banktransacties actief is.
-
[8] Hier kun je zelf het saldo opwaarderen: Op deze plek binnen de AI-Hub kun je als gebruiker zelf het saldo van je AI-Hub-account opwaarderen door middel van een betaalverzoek of een andere beschikbare betaalmethode.
-
[9] Als je lid bent van meerdere organisaties kun je op actieve organisatienaam filteren: Als je toegang hebt tot meerdere organisaties binnen de AI-Hub, kun je hier de naam van de actieve organisatie selecteren om alleen de gegevens en transacties van die specifieke organisatie te bekijken.
-
[10] Door het filter Alles weergeven aan te vinken kun je ook inactieve organisaties zien waar je lid van bent: Door het filter Alles weergeven aan te vinken, kun je alle organisaties waar je lid van bent, zowel actieve als inactieve, bekijken in het overzicht. Dit kan handig zijn als je toegang hebt tot meerdere organisaties en alle gegevens wilt inzien.
Saldo
Elke gebruiker met de rol CompanyAdmin kan het saldo opwaarderen. Klik op het icoontje naast je tegoed om het saldo op te waarderen.
Een popup wordt getoond. Vul hier het bedrag in waarmee je je saldo wil verhogen.
Het ophogen van het saldo heeft de volgende voorwaarden:
- Minimaal 50 euro
- Alleen hele bedragen
- Maximaal 5 cijfers
Er wordt automatisch een betaalverzoek aangemaakt om het opgegeven bedrag te betalen en je saldo te verhogen.
Deze betaallink kan op verschillende manieren worden gebruikt:
- Direct betaald worden door erop te klikken en de betaling uit te voeren.
- Versturen via Email, zowel via de AI-Hub als via je eigen mail applicatie.
- Versturen via SMS, zowel via de AI-Hub als via je eigen SMS applicatie.
- Versturen via Whatsapp om het betaalverzoek te delen met anderen.
- De link kopiëren en gebruiken in je eigen applicatie om het betaalverzoek te delen met ontvangers.
Saldo transacties
In het overzicht van de betaalverzoeken kun je filteren op Toon opwaarderen saldo om de opwaardeerverzoeken te zien. wat betekent dat je het bedrag aan Nidaros Consultancy B.V. overmaakt om je saldo op de AI-Hub-account op te waarderen.
Dit opwaardeerverzoek wordt gegenereerd wanneer je ervoor kiest om je saldo op te hogen. Je kunt het bedrag betalen via de beschikbare betaalmethoden, zoals iDEAL, creditcard, of andere opties die worden aangeboden in de betaalomgeving. Zodra de betaling is voltooid, wordt je saldo op de AI-Hub-account bijgewerkt met het opgewaardeerde bedrag, zodat je het kunt gebruiken voor verschillende transacties en diensten binnen de AI-Hub.
- [1] Filter op Saldo.
- [2] Wanneer is het opwaardeerverzoek aangemaakt.
- [3] De omschrijving zoals deze op de transactie zichtbaar is.
- [4] Het bedrag van het opwaardeerverzoek.
- [5] De vervaldatum van het betaalverzoek.
- [6] De transactiedatum bij een geldige betaling.
- [7] Het opwaardeerverzoek wordt betaald aan Nidaros Consultancy B.V.
- [8] De status van de transactie van het opwaardeerverzoek.
- [9] Detailinformatie van het opwaardeerverzoek.
- [10] Filteren kan op status.
- [11] Zoeken op een omschrijving.
KYC Onboarding
Om gebruik te maken van de Betaalverzoeken module of Banktransacties module dient er een onboarding plaats te vinden.
Onboarding formulier
Nidaros maakt het KYC verzoek aan en jij als klant vult deze in en stuurt deze digitaal in. Hierna regelt Nidaros de rest. De validatie wordt gedaan bij IbanXS.
Afhankelijk van het type organisatie worden er formulieren ter beschikking gesteld. Deze zijn alleen vanuit de AIHub te openen met een geldig CompanyAdmin account.
Onboarding status
Aangemaakt
Onboarding gestart
Onboarding succesvol
Onboarding fout
Onboarding afgebroken
Info
Om gebruik te kunnen maken van de betaalverzoeken of banktransactie module binnen de AI-Hub, is een succesvolle KYC (Know Your Customer) vereist. Als de KYC-onboarding niet succesvol is of als deze ongeldig wordt, zal automatisch de functionaliteit van de betaalverzoeken en banktransactie module komen te vervallen. Dit betekent dat de gebruiker geen toegang meer heeft tot deze modules en niet langer in staat is om betaalverzoeken te versturen of banktransacties uit te voeren totdat de KYC-onboarding succesvol is afgerond of hersteld.
Voorbeeld KYC - bedrijf
Hieronder een voorbeeld van een KYC onboardingsformulier
Bedrijfsgegevens
Gegevens contactpersoon
Identificatie bestuurslid
Identificatie UBO
Identificatie PEP
Digitale handtekening
Aanvraag indienen
- [1] De aanvraag afbreken. Hierna is een nieuwe aanvraag procedure nodig!
- [2] Sla de informatie tussentijds op in het formulier. De ingevulde data blijft maximaal 7 dagen bewaard.
- [3] Dien de aanvraag in
Voorbeeld KYC - Vereniging/Stichting
Hieronder een voorbeeld van een KYC onboardingsformulier
Bedrijfsgegevens
Gegevens contactpersoon
Identificatie bestuurslid
PEP Identificatie
Handtekening en indienen formulier
Bankconsent
Om gebruik te maken van de banktransactie module geef je als organisatie toestemming middels een bankconsent.
Als CompanyAdmin log je in op de AIHub en navigeer je naar het Organisatie overzicht. Klik vervolgens op het potlood icoontje om de aanvraag van het bank(en) consent in te zien.
De popup verschijnt met een overzicht van de bank(en) waar consent voor nodig is, of waar je al consent op hebt gegeven.
Status bank consent
Consent in behandeling
Consent succesvol
Consent afgebroken
Als de vervaldatum van het banken consent is verstreken, vervalt ook de mogelijkheid om transacties uit lezen. Wij zullen je tijdig informeren om het consent te verlengen.
Gebruikersbeheer
Als Company Admin beheer je alle gebruikers binnen je organisatie account. Het is mogelijk om meerdere Company Admins te koppelen. Deze kunnen alleen door Nidaros aangemaakt worden.
Inactieve gebruikers
Je kan in het overzicht in het filter de optie Alles weergeven aanvinken om ook inactieve gebruikers te tonen.
Nieuwe gebruiker
Klik op Nieuwe gebruiker
De volgende popup wordt hier uitgelegd.
Gebruiker Details
Vul hier alle gegevens in van de gebruiker.
2FA Activatie
Vink de optie aan: TWO FACTOR AUTHENTICATION SETUP ACTIEF
De gebruiker dient 2FA te activeren als deze voor de eerste keer inlogt.
De TWO FACTOR AUTHENTICATION ACTIEF blijft altijd actief en kan niet aangepast worden.
Tip
De 2FA authenticatie is (nog) geen verplichting, maar we adviseren dit wel in te schakelen.
Module selectie
Niet elke module is te gebruiken vanuit het AI-Hub dashboard. Een aantal modules zijn alleen via de API beschikbaar. Meer info daarover vind je hier: AI-Hub Modules
Voor frontend accounts die alleen in de AI-Hub site werken zijn deze opties van toepassing:
- E-mailberichten
- Betaalverzoeken
- Sms-berichten
Voor Robot accounts zijn deze opties via de API beschikbaar:
- E-mailberichten
- Betaalverzoeken
- Banktransacties
- Sms-berichten
- KvK-nummer check
- RDW Auto Check
- Btw-nummer Check
- Faillissements Check
- Kvk-zoeken
Vink de modules aan die voor de gebruiker van toepassing zijn.
Gebruiker aanpassen
Om een gebruiker aan te passen klik je op het potloodje (1)
Gebruiker deactiveren
Deactiveer een gebruiker (2)
Bevestig de popup:
Financiële transacties
Als Company Admin heb je inzage in de gemaakte transacties. Meer info vind je hier: Financiële Transacties
Betaalverzoeken
Als Company Admin heb je inzage in alle verzoeken die binnen je organisatie gemaakt zijn. Filteren kan op Omschrijving en status
Voor informatie over Betaalverzoeken kun je hier terecht:
Modules: Betaalverzoeken
SMS berichten
Als Company Admin heb je inzage in alle SMS berichten die verstuurd zijn vanuit je organisatie. Je kan hier filteren op telefoonnummer van de ontvanger.
Klik op het [i] icoontje voor detail informatie.
Meer info vind je hier: SMS berichten
Email berichten
Als Company Admin heb je inzage in alle Email berichten die verstuurd zijn vanuit je organisatie. Je kan hier filteren op telefoonnummer van de ontvanger.
Klik op het [i] icoontje voor detail informatie.
Meer info vind je hier: Emailberichten